いよいよ今月30日から改正された個人情報保護法が施行されます

(アイキャッチ画像及び記事内外部リンク、出典:個人情報保護委員会ウェブサイト (https://www.ppc.go.jp/files/pdf/meibo_sakusei.pdf))

 

昨年から度々、改正された個人情報保護法に関して記事にしてきましたが、いよいよ今月30日から施行されます。

 

注意事項が公開されました

個人情報(マイナンバーを含む)の適正な取扱いを確保するために設置された機関である個人情報保護委員会から、『自治会・同窓会向け 会員名簿を作るときの注意事項(個人情報保護法の改正に伴う対応について)』が公開されました。

タイトルとしては、「自治会・同窓会向け」となっていますが、今回の改正で新たに対象となった非営利団体であるマンション管理組合においても、基本的には同じ注意が必要です。

したがって、管理組合の場合は、原則的には委託先である管理会社に対する監督義務に注意を払う必要があります。

 

管理会社は委託先ですので同意は不要とされていますが

委託先への同意は不要ですが、注意を払うべきは、その情報の入手元です。

管理組合の個人情報に関わる名簿の入手や同意はどのように行われて整備されたものかがはっきりとしていないケースが散見されます。

個人情報収集に関する大前提である「利用目的の特定」や「利用目的の通知・公表」が行われているかどうかがわからない場合があります。

この場合、委託先であるからと安易に提供できると判断できないケースもあると考えています。

 

集める個人情報の範囲・利用目的などを確認した上でルールを整備すべき

以前から記事にしている通り、個人情報の取扱いに関して、神経質になりすぎる必要はありません。

しかし、長期的にみれば、今後のトラブルや誤解を避けるためにも、一度、集める個人情報の範囲・利用目的などに関して管理組合内部でしっかりと議論や確認を行っておくべきではないでしょうか?

ただし、施行日迫っているからと焦る必要はありません。

そのとき時間をかけて丁寧な議論を行っておくができれば、管理組合が持つ個人情報に対する潜在的なリスクを大きく軽減できると考えています。

 

まとめ

個人的には、この個人情報への対応に関して、多額の費用をかける必要はないと思っています。

ただし、管理規約など管理組合としての総合的な管理の見直しの必要性があるとお考えの場合には、我々マンション管理士など専門家の総合的な診断を受けられることをおすすめします。