郵便局のはがきデザインキット、住所録移行でトラブル

以前にも記事を書いたように、いろんな連絡手段を継続していることから、年賀状も続けています。

デザインは、妻に依頼しました。

そして、印刷は自宅のインクジェットプリンターで行っていたのですが、結婚前から使っていたプリンターは今年遂に電源すら入らなくなってしまい、使用不能の状態になっていました。

そのため、普段の印刷はコンビニプリントでしのいでいたのですが、年賀状はさすがに枚数が多いので、印刷に出したいと妻から要請されていました。

 

郵便局のはがきデザインキット

ここ何年かは、郵便局のホームページから無料でダウンロードできるはがきデザインキットを利用して、年賀状のデザインをしてもらっていました。

評価はあまり高くないようですが、妻曰く、無料でこれだけできれば十分とのことで、通信面(宛名面の反対側)はこれでデザインし、私は昔からずっと使っていた「筆まめ」のデータで宛名面を印刷する方法で、年賀状を作成していました。

デザインは完成しています。

今年はそこに宛名面印刷のため、住所録をこのはがきデザインキットに移行する作業が生じました。

 

住所録の移行は面倒でした

筆まめのバージョンによっても作業内容が違うかもしれません。

そのため、同じように筆まめから移行される場合でも、CSVデータを書き出した時点でチェックするようにしてください。

私の場合、移行のために、次の3点の追加作業が必要でした。

1)氏名を性・名で分割する必要があった(元データの筆まめは、氏名で一体のデータ)

2)住所を都道府県・市区町村・番地等・建物名の4つに分割する必要があった(元データの筆まめは、印刷住所等で一体のデータ)

3)「-(全角)」は文字化けし、ギリシャ数字は取り込めない文字種類のため、それを全て「-(半角)」や「全角数字」に置き換えする必要があった

なお、環境はMacBookPROで、Parallels Desktopを使って、「El Capitan 10.11.6」と「Windows 10 Pro」を併用しています。

 

作業ステップ1

宛名面の印刷までネット発注するためには、はがきデザインキットの「Web版」に住所録を移行する必要がありました。

一応、筆まめの住所録データをCSV化して、直接このWeb版に移管することは可能だと思います。

しかし、インターネット上のデータは、チェック作業も大変ですし、住所録データに修正の必要が生じた場合、かなり時間がかかる作業になると考えました。

そこで、まず「インストール版」のはがきデザインキットの住所録にCSVで取り込み、その取り込んだデータで、内容補正の必要がないことを確認した上で、住所録データをWeb版に移行することにしました。

なお、「インストール版」のはがきデザインキットには、Mac版があるため、Mac版のはがきデザインキットをインストールしました。

次に、筆まめの住所録データをCSVとして書き出します。

筆まめを立ち上げ、住所録データを開きます。

「ファイル」操作の一覧の中に、「他の住所録形式での保存」のコマンドがありますので、そこで「区切り文字形式ファイル(*.CSV,*.txt)」を選択し、「引用符なし、区切り文字カンマ、文字セットシフトJIS」で、すべてのレコードを書き出しました。

 

作業ステップ2

書き出したCSVデータは、そのままでは、はがきデザインキットに取り込めません。

そこで、最初に挙げた2つの作業、「姓・名の分割」と「都道府県・市区町村・番地等・建物名の分割」を行いました。

ちょっとした条件式などで都道府県の分割程度は可能だと思うのですが、このすべてをマクロなどでやる方法まではわからなかったことから、私は件数が少なかったこともあり、手作業コピペで分割しました。

補足として、分割作業のため、通常、Excelでファイルを開くことになると思いますが、この際、「番地等」の部分が、日付として認識され、日付(「*月*日」など)に変わってしまう場合があります。

そのため、番地は数字部分を「全角」で入力し、ハイフンでつなぐ場合は、「半角」のハイフンで繋いでください。

こうすると、日付に変換されたり、はがきデザインキットにデータを取り込んだ際に、ハイフンが「?」に文字化けしにくくなります。

また、この際、マンション名などに入っているギリシャ数字(I・IIなど)は、すべて数字に変えてしまってください。

なお、私はこうすることでほとんど文字化けしなくなりましたが、文字化けしてしまう条件のすべてが分かったわけではないことから、絶対に変わらないとは言い切れませんので、ご注意ください。

ここまでやると、一応、「インストール版」のはがきデザインキットにデータを取り込むことができるようになります。

まず、インストールしたはがきデザインキットの宛名面作成のメニューへ移動し

宛名面作成メニューへ

住所録データの画面で、住所読込へ

住所読込へ

住所読込の画面からCSVファイル読込みを選択

CSV取り込みへ

最後に、読み込みデータの割り当てを行ってから読み込みます。割り当て選択画面

この割り当てが結構めんどうなので、詳しくわかる方なら、フォーマットのファイルをダウンロードできることから、このフォーマットにデータを割り当ててから取り込みする方が楽かもしれません。

取り込みに成功したら、かならず全データをチェックしてください。

 

作業ステップ3

最後は、取り込み後のチェックが終わった「インストール版」からデータを書き出します。

住所書出

次に、移行先である「Web版」へのデータを選択します。

Web版へのデータを選択

後は、書き出し場所とファイル名を指定すれば、データは保存されます。

次は、保存されたデータを「Web版」に取り込みます。

「Web版」のはがきデザインキットを開き、マイメニューの住所録を選択し(登録やデザインは終わっている前提です)

Web版

インストール版のCSVデータの読み込みを選択

インストール版のCSVデータの読み込み

この後、ファイル選択し、アップロードが無事に完了すれば、成功です。

データの中身が文字化けして「?」になっていたり、ギリシャ数字が残っていたりすると、読み込みに失敗しますので、結果はすぐにわかります。

他に、機種依存文字(例えば、「①」みたいな特殊文字)を使用していると失敗すると考えられますので、文字化けしていなくても、取り込めない文字種類があることに注意してチャレンジしてみてください(私はこれに気づくのに、30分以上格闘していました:苦笑)

もっと良い方法があったかもしれませんが、今年はこんな感じの作業となりました。

 

まとめ

注文した年賀状に一言を書き添えたいので、自宅に送ってもらうように注文しました。

そのため、元日配布には間に合わないと思いますが、それでも今年も何とか年賀状を出せそうです。