2月度のマンション管理士会「法務研究会」に出席してきました

昨晩(2017.2.27)は、神奈川県マンション管理士会の法務研究会でした。

今回のテーマは「個人情報保護法について」でした。

個人情報保護法に関しては、以前から私もブログ記事にしています。

管理士会でも注目され、理事のお一人である日向重友委員から発表がありました。

 

研究会ではいろいろ意見が出されました

研究会では、発表者の日向先生から、発表とともにこの法律に関する問題提起があり、活発な意見交換が行われました。

特に判例研究発表をご担当いただいている弁護士の土屋先生のご意見は、とても勉強になりました。

また、昨晩の研究会に関連して、ご勤務されている事務所ブログで次のような記事まで書いていただいています。

 

大規模な管理組合ほど取扱いを明確にすべき

従来のことはさておき、個人情報保護法の施行を契機として、組合員名簿・居住者名簿・緊急連絡先登録簿などの収集・管理・運用・保管の建て付けやルールは、明確化しておくべきと考えます。

特に管理組合の組合員名簿に関しては、その収集・保管・運用ルールが明確化されいないケースが散見されます。

もっとも望ましいことは、名簿を管理・運用するための規程・細則を制定することです。

もし、そこまでの対応が難しい場合であったとしても、少なくとも管理会社が持つ名簿の状況・位置付けに関しては、しっかりと契約で取り決めておく必要があります。

したがって、管理会社に個人情報保護法に関する対応に関してヒアリングすべきでしょう。

それとも、すでに対処が進んでいますでしょうか?

仮に、対処が進んでいないとすれば、必ず法的な問題に発展するとまでは申し上げませんが、トラブルがあった際には、管理組合、ひいては執行機関である理事会にその法的責任があるという話に波及する可能性を否定できません。

 

何のための名簿なのか?

ここでもっとも大切なのは何のための名簿でどのように使用されるのかを明確化することです。

使用目的があやふやでは、その収集・運用を正当化できません。

無用の情報を収集しては、管理組合の事業目的範囲外の活動だともいわれかねませんし、そもそも情報提供の義務自体が疑問視されてしまいます。

逆に、これをしっかりと取り決めておけば、管理組合にとって必要な情報を整備することになります。

生きた名簿があれば、管理組合はかなり機動的な活動が可能になります。

万一の被災時や管理費等の滞納督促など、名簿の不整備により対処が難しくなるケースがあります。

個人情報保護法の施行を契機として、管理組合内部ので名簿の取扱い関する合意形成を図ってみてはいかがでしょうか。

 

まとめ

個人情報保護法が想定している主なターゲットは企業であることから、その適用に関して、管理組合や自治会、町内会などの非営利組織には、ぴったりと馴染まない部分があること事実です。

そのため、研究会でもそのことで多くの意見が交わされました。

しかし、管理組合や自治会などであっても、原則としてはこの法律が適用されますので、個人情報の収集・管理や管理会社への委託など、管理組合として必要な最低限の対処は講じられるべきと考えます。