どこでも作業できるようにする

昨日は、台風が関東を直撃しましたが、いかがお過ごしでしたでしょうか？

私は、午前中は普段通り税理士法人に勤務しましたが、午後はJR東海道線が運転見合わせとなったことにより帰宅できないという事態に陥りました。

普段からMacを持ち歩いています

約2kgの15インチのノートパソコンを持ち歩いていることには、賛否があるかもしれません。

しかし、やはりノマド的にどこにおいても作業できるようにしておくことにはかなり有用性があると感じています。

今回の台風はちょっと異例ながら、仕事上、スケジュールの変更はよくありました。

本来は予定通りに進むことが一番です。

また、管理会社での仕事では、1週間予定通り進む方が意外に思えるほどでしたので、結果としてスケジュール管理が鍛えられました。

完璧にできるわけでもありませんが、大きなところは外さないように仕事をしようとすると、時と場所を選ばず作業できることは、無駄な手待ち時間をなくす上でかなり重要でした。

イメージほど便利ではありません

今ではノートパソコンを持たない仕事はあまり考えられません。

しかし、管理会社では、個人情報の問題や社内規定などにより、ほぼデータを持ち出せません。

一律にデータを持ち出せないことになっていた会社に関しては過剰だと思っていましたが、むしろ、簡単に持ち出せては危険ですので、会社としては当然の対応だと思います。

そのため、サラリーマン時代にはノートパソコンが活躍する余地はほとんどありませんでした。

自宅に持ち帰って仕事がしたかったわけではありませんが、いつでも、どこでも仕事をすることができることは便利そうに思えます。

具体的に考えてみると、実際やれるとすれば、メールのやり取りや、スケジュールの確認、タスク管理ぐらいで、一般的には、外で資料をがっつりと作り込む必要のある作業を行うことは難しいのではないでしょうか？

別の角度からみると、最近では外部作業可能な環境がかなり整ってきました。

当然、パスワード、暗号化、外部リセットなどの一定の外部漏洩対策は必要ですが、もしデータを持ち出せるなら、コワーキングスペースを利用するなど、それなりの環境が整えられれば、事務所以外でも作業は可能です。

クラウド上にデータを置くことに賛否はありますが、カバン内に紙の資料を入れて紛失するケースや事務所内パソコンのパスワードが付箋に書かれて机に貼ってあるケース、2段階認証を使用していないケースなど、物理的・ソフト的な漏洩対策があまり効いていない状態も散見される中、その差はそれほど大きなものではないように思われます。

もし、ペーパレス化を進め、紙の資料持ち出すことなく、必要なデータにアクセスできる環境を構築できるならば、サラリーマン・個人事業者の区別なく、かなり場所を選ばず仕事ができるようになります。

データセキュリティ上の留意点

サラリーマンでは個人でできることに限りがあるため、個人事業者の方を対象として書きますが、もしMacをお持ちであれば、まず「Macを探す」設定が重要です。

この設定を行っておけば、iCloudを通じてリモート操作によるロックとデータ削除が可能となります。

次のポイントは2段階認証です。

昨今、通常パスワード方式では、簡単に突破されてしまうことから、ワンタイムパスワード併用するなど、複数種類の本人確認を通じて、ログインできるように方法が推奨されています。

iCloud、Google、Dropbox、Evernoteなど主要なクラウドサービスは、すべてこの2段階認証が導入できるようになっています。

これらのサービスをビジネスで本格的に利用されている方で、まだ未導入の方がいらっしゃれば、それほど難しいものはありませんので、早急な対応をお勧めします。

最後に、矛盾しているかもしれませんが、万一にでも漏洩してはいけない資料がある場合には、これはパソコンに入れず、物理的に隔離されることお勧めします。

そんなデータを持ち出して、外で扱うことは考えられません。

究極のデータ隔離方法は、ネットワークに接続せず、そのパソコンを物理的に外部から遮断することです。

そのようなデータ管理自体を業務として扱う場合を除き、普通に考えて、そこまで完璧に遮断しなければならないデータを外で扱わなければならない事情は少し考えにくい事態です。

そして、そこまでのデータでないのであれば、外部使用が可能なセキュリティレベルの資料に関しては、外部で作業をすることが可能なはずです。

オフィスペーパレス化のポイントとして、取り扱いデータがどこまで持ち可能であるかが一つの目安になると思われます。

まとめ

昨日の午後は、台風を避け、横浜関内のコワーキングスペース「さくらWORKS関内」をドロップインで初利用してみました。

学生利用だと3時間300円、1日500円と大変リーズナブルだったことから、今後も関内付近で用事があるときは、スキマ時間活用のため、利用したいと思います。